Fachbereichsassistenz (m/w/d)

Die Stadt Speyer ist Heimat für mehr als 50.000 Menschen und zeichnet sich durch eine vielfältige und gut vernetzte soziale Infrastruktur aus. Sie sorgt dafür, dass Menschen in allen Lebensphasen Unterstützung, Beratung und passende Angebote finden – von der frühen Kindheit über Jugend und Familie bis hin zum Alter.

Der Fachbereich Jugend, Familie, Senioren und Soziales sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Unterstützung der Fachbereichsleitung in Teilzeit (bis zu 24 Std./Woche) und unbefristet eine Fachbereichsassistenz (m/w/d).

Zum Aufgabenbereich der Stelle gehören insbesondere:

• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen
• Büro- und Terminorganisation, Ablage (digital/analog), Wiedervorlage
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Besprechungen und Gremienterminen
• Fristenmanagement und Nachhalten von Aufträgen und Beschlüssen
• Unterstützung bei standardisierten Schreiben, Stellungnahmen und Recherchen
• Pflege von Mitarbeitenden-, Raum- und Telefonlisten, Unterstützung personalwirtschaftlicher Prozesse
• Erstellung von Protokollen und Dokumentationen
• Bewirtung bei Veranstaltungen und Besprechung

Wir erwarten von den Bewerber*innen:

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder erfolgreich abgeschlossene 1. Angestelltenprüfung
• Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsfunktionen, idealerweise in einer größeren Organisation
• Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise, Diskretion und hohe Zuverlässigkeit
• Sehr gute Office-Kenntnisse und Bereitschaft zur Arbeit mit DMS und Fachverfahren
• Souveräne mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Wir bieten den Bewerber*innen:

• Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD)
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit sowie eine gute Arbeitsatmosphäre in einem sympathischen Team
• Alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (wie z. B. für Tarifbeschäftigte eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, eine Jahressonderzahlung, ein Leistungsentgelt, vermögenswirksame Leistungen, Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche)
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Ein modernes, gut ausgestattetes Arbeitsumfeld
• Auf Wunsch ein Jobticket für den VRN-Bereich
• Möglichkeit des Erwerbs eines Jobrades