Mitarbeiter*in im Vorzimmer der Personalleitung (w/m/d)

Bei der Stadtverwaltung Speyer ist im Fachbereich 1 „Zentrale Dienste“ in der Abteilung 120 „Personalabteilung“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Mitarbeiter*in im Vorzimmer der Personalleitung(w/m/d) in Vollzeit und unbefristet neu zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich auch teilbar.

Zum Aufgabenbereich der Stelle gehören insbesondere:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. Bearbeitung des Posteingangs, Telefon, Bearbeitung von Anfragen per E-Mail)
• Bearbeitung von Reisekostenangelegenheiten (Abrechnung der Reisekosten bei Dienstreisen städtischer Mitarbeiter*innen)
• Buchung von Bahntickets für städtische Mitarbeiter*innen
• Materialbestellung für die Abteilung, Bezahlung von Rechnungen über das entsprechende Software-Programm (derzeit CIP)
• Inventarisierung von neuen Gegenständen für die Personalabteilung
• Bearbeitung aller Angelegenheiten in Bezug auf Jobrad- und Jobticket-Bestellungen
• Bearbeitung aller Anfragen und Angelegenheiten bezüglich Praktikant*innen, insbesondere Bearbeitung eingehender Anfragen, Einteilung der Praktikant*innen, Erstellen von Bestätigungen
• Vertretungsweise Mitarbeit beim Bewerbungsmanagement (insbesondere Bearbeitung der Bewerbungen in den Softwareanwendungen, Erteilen von Zwischenbescheiden, Zu- und Absagen, Beantwortung von Anfragen von Bewerber*innen)

Wir erwarten von den Bewerber*innen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder zum/zur Rechtsanwaltsfachangestellten. Zugelassen sind auch Bewerbungen von Personen mit einer abgeschlossenen Ausbildung im Bereich „Büro“ oder „Management“ mit Berufserfahrung in der Organisation eines Büros oder von Veranstaltungen
• Anwendungssichere MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel)
• Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere Softwareprogramme
• Freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Serviceorientierung, Motivation, Belastbarkeit sowie zeitliche Flexibilität

Wir bieten den Bewerber*innen:

• Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD)
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit sowie eine gute Arbeitsatmosphäre in einem sympathischen Team
• Alle im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen (wie z. B. für Tarifbeschäftigte eine arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, eine Jahressonderzahlung, ein Leistungsentgelt, vermögenswirksame Leistungen, Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche)
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• Ein modernes, gut ausgestattetes Arbeitsumfeld
• Auf Wunsch ein Jobticket
• Möglichkeit des Erwerbs eines Jobrades