Assistent / Assistentin der Fachbereichsleitung (m/w/d)

• Sie sind zuständig für umfassende Sekretariatsaufgaben und die Organisation des Büros der stellvertretenden Fachbereichsleitung. Hierzu gehören u.a. Aufgaben- und Terminkoordination, Abwicklung des Telefon-, E-Mail- und Publikumsverkehrs, Repräsentation und Bewirtung, Postbearbeitung und fachliche Zuordnung in die Organisation, Wiedervorlagenplanung und Überwachung.

• Sie unterstützen die Leitung im Rahmen einer Tagesablaufplanung durch allgemeine Verwaltungsaufgaben. Sie führen Korrespondenz, beschaffen und werten Informationen aus und leiten diese weiter.

• Sie planen und organisieren Sitzungen und Veranstaltungen, Dienstreisen und Einladungen.

• Sie stellen die telefonische und digitale Erreichbarkeit der ständigen Stellvertretung sicher und kümmern sich um Termintreue. Sie bearbeiten Vorgänge und priorisieren diese nach Dringlichkeit und Bedeutung bis hin zur Archivierung.

• In Vertretung erfüllen Sie alle diese Aufgaben regelmäßig auch für die Fachbereichsleitung des Fachbereichs Arbeit und Soziales.

• Sie verfügen über den Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. den Angestelltenlehrgang I oder eine vergleichbare abgeschlossene und tätigkeitsbezogene dreijährige Ausbildung.

• Erfahrungen mit Sekretariats- und Assistenzaufgaben sind wünschenswert und vorteilhaft.

• Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise zeichnet Sie ebenso aus wie eine sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit.

• Die gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Bürokommunikationssoftware wenden Sie sicher an.

• Sie arbeiten selbstständig und zielorientiert und agieren freundlich sowie souverän

Als eine große Arbeitgeberin der Metropolregion Rhein-Neckar bieten wir neben beruflicher Sicherheit und ausgeprägter Familienfreundlichkeit, ein produktives Arbeitsumfeld mit zuverlässigen Strukturen. Sie finden bei uns spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten sowie eine dialogorientierte Führungskultur vor. Flexible Arbeitszeit, individuelle Arbeits- und Teilzeitmodelle, ein Jobticket und Kantinen gehören dabei ebenso zu den Angeboten für unsere Beschäftigten wie gezielte qualifizierte Weiterbildungen, ein innovatives Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit zur Kinderbetreuung im Stadtnest2.
Die Stadt Mannheim fördert die Gleichstellung ihrer Mitarbeiter*innen und begrüßt deshalb Bewerbungen aller Fachkräfte, unabhängig von Geschlecht, ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Leisten Sie gemeinsam mit uns einen Beitrag für alle Bürger*innen und gestalten Sie das vielfältige und bunte Zusammenleben in unserer Stadt in einer weltoffenen und zukunftsorientierten europäischen Metropolregion. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Karriereseite unter www.mannheim.de/karriere.