Sekretärin/Sekretär bzw. Assistenz (m/w/d)

Heppenheim (Bergstraße)
Kreis Bergstraße

Benefits

  • Arbeitsweg

  • Beruf und Familie

  • Essen und Trinken

  • Gesundheit

  • Sachbezug

Der Kreis Bergstraße ist mit etwa 1.400 Beschäftigten einer der größten Arbeitgeber im Wirtschaftsraum Rhein-Main-Neckar. Neben einer größtmöglichen Flexibilität im Hinblick auf die Arbeitszeitgestaltung liegt ein weiterer Schwerpunkt auf der Vereinbarkeit von familiären Lebenssituationen und dem Beruf. Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung, zielgerichtete Personalentwicklung, betriebliches Gesundheitsmanagement und viele weitere Vorzüge sprechen für sich.

 

Der Kreis Bergstraße sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Jugendamt eine Sekretärin/Sekretär bzw. Assistenz (m/w/d). Das Beschäftigungsverhältnis ist unbefristet mit einer Arbeitszeit von 100 % (Vollzeit). Eine Besetzung in Teilzeit und somit eine Arbeitsplatzteilung ist ebenso möglich. Die Vergütung erfolgt nach EG 6 TVöD.

Das sind Ihre Aufgaben

  • Unterstützung der Mitarbeitenden und Führungskräften des Fachbereichs bei allen Verwaltungs-, Organisations- und Geschäftsangelegenheiten

  • Gewährleistung der telefonischen Erreichbarkeit des Fachbereichs - Erstauskunft für Bürgerinnen und Bürger sowie Vermittlung an die zuständigen Fachkräfte

  • Erledigung und selbständige Sachbearbeitung verwaltungstechnischer und organisatorischer Aufgaben (z.B. Haushaltskontenführung, Postein- und ausgänge, Terminplanung und Vereinbarung)

  • Dokumentenmanagement, Führung und Überwachung der Wiedervorlagen, Aktenführung, Archivierung

  • Unterstützung bei der Falldokumentation im Rahmen der Fachanwendung Prosoz 14+

  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen des Fachbereichs

  • Erstellen von Annahmeanordnungen und Auszahlungsanordnungen

  • Fertigung von Einladungsschreiben und Protokollführung bei Besprechungen und Sitzungen

  • Beschaffung von Arbeitsmaterialien, -geräten,

  • Organisation der Raumbelegungen, Schlüsselverwaltung,

  • Empfang und Umgang mit Klientinnen und Klienten (Umgang mit schwierigen Problemkonstellationen, Durchführung der Anmeldeformalitäten)

  • Sicheres und feinfühliges Führen von Anmeldegesprächen

  • Verwaltung der Dienstfahrzeuge

Wir erwarten von Ihnen

  • Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation

  • Verständnis als Dienstleistungs- und Servicestelle im Jugendamt

  • Freude am souveränen Umgang mit Publikum sowie den Kooperationspartnern des Jugendamtes

  • Kommunikative Kompetenz, gute Umgangsformen, freundliches, höfliches Auftreten, gepflegtes Erscheinungsbild

  • Sehr gute EDV-Kenntnisse, sehr sicherer Umgang mit allen Office-Programmen und Präsentationssoftware

  • Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Konfliktfähigkeit

  • Organisationstalent

  • Flexibilität bei der Aufgabenerledigung

  • Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten

  • Fundierte Rechtschreibkenntnisse

  • Führerschein Klasse 3 bzw. B

Unser Angebot für Sie

  • Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung

  • Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsangebote

  • Betriebliches Gesundheitsmanagement

  • Verantwortungsvolle und herausfordernde Tätigkeiten


Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bewerberinnen und Bewerber, die ein ehrenamtliches Engagement nachweisen können, welches sie für die zu besetzende Stelle als besonders geeignet erscheinen lässt, werden bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt. Bitte legen Sie uns hierüber ggf. einen Nachweis vor.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 02.06.2022 über unser Bewerbungsportal. Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Kennziffer 92 / 2022 an. 

Bewerben Sie sich jetzt!

Kontakt

Kreis Bergstraße - Der Kreisausschuss
Fachbereich Personalmanagement
Gräffstraße 5
64646 Heppenheim

Benefits

  • Arbeitsweg

  • Beruf und Familie

  • Essen und Trinken

  • Gesundheit

  • Sachbezug

Mehr zum Job

Beschäftigungsart Festanstellung
Arbeitszeit Vollzeit
Qualifikation Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss